議事録のススメ【正しい議事録作成できていますか?】

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かながわ行政書士事務所ホームページをご覧いただき有難うございます!

行政書士の池田晴香です。

 

5月末から6月にかけて株主総会の多いシーズンというのは以前お話ししました。

決算から、総会の準備とお忙しい企業様も多いかと思います。

「決算報告書も議案も準備よし!」と万全を期したと思っていませんか?

 

気を抜けないポイントはまだまだ続きます!

ズバリ、総会の議事録・決議書です。

 

議事録!?書記が大まかにメモすればいいんでしょ?

決議書!?例年通り書いておけば大丈夫でしょ?

 

と、いわゆる『メモ』程度にお考えの方もいらっしゃるかと思います。

 

 

議事録、決議書には総会や決議の過程が、定款や法律に基づいて正しく行われたことを証する役割があります。

 

例えば、議案が可決され、定款や登記内容を変更する必要がある場合、

議決に不備がないことを証するために決議書の添付が必要になることがあります。

この議決が定款・法律に則っていない場合、議決が無効になることや、訴訟問題に発展してしまうことも…。(これはそもそも総会の際に気をつけたいポイントですが。)

 

ですから、発言や議決の過程を記載するだけでなく、

定款条項や法的根拠の記載が必要な箇所もあります。

 

そして、「例年通り」で済ませている方は要注意!

例年とは決議の内容が違いますよね?

その場合は決議に必要な要件が変わってくることもありますので、いつも通りではダメなことも!

 

 

 

また、うちは株主といっても身内だけだし、少人数だし、と油断してはいけません!

規模に関わらず、株主総会、役員会等の議事録・決議書は必要です。

代表取締役お一人でやっている場合も、個人所有の資産を会社所有に変更したい場合など、

代表取締役の行為が会社に対して損害がないことを証明したり、リスクは株主了承済みであることを証したりと、

お一人だからこそ!!過程を議事録・決議書に残すことが大事な場面が多々あります。

 

 

弊所でも議事録・会議録・決議書の作成を承っております。

先日は行政書士会支部総会でも書記を担当し議事録の作成をしました。

(行政書士会も5月が総会のシーズン!)

 

当日に録音、大まかな書き起こし、重要な箇所をメモ

後日録音データをもとに詳細に書き起こす

定款(内部規則)、法律上の問題がないかをチェック

議事録全体の校正

確認・仕上げ・捺印

 

 

 

意外と手間のかかる作業なんです!!!

大きな株主総会なんてないけど。。。とお思いの中小規模の企業様こそ、こういった煩雑な書類作成の手間・人手をかけたくないですよね?

ポイントがわかっていないと、必要のない作業に手間をかけてしまうことも!

 

原則、会議等に同席し、議事録を作成させていただきますが、

会議の録音・録画データをもとに作成することも可能です。

また、作成した議事録のチェックのみでも承ります。

 

 

当事務所は「お客様の立場で、これからのことを一緒に考える」ことを大切にしております。

ご相談された「今必要なこと」だけでなく、「考え得る未来の事象」を想定し、そのためのアドバイス、お手伝いをさせていただきます。

 

ご相談は初回30分無料でございます。

まずはお気軽にご相談ください。

 

 

 

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